Tablets: vrij te verstrekken aan personeel?

Het gebruik van “tablets” is helemaal “in” tegenwoordig. Leuk om te krijgen, maar ook leuk om cadeau te doen aan het personeel. Maar: kan dat zomaar?

Dit is een vraag die veel gesteld wordt bij het zakelijk gebruik van tablets. Hoe ziet de fiscus de tablet die een werknemer krijgt van de werkgever? Hierna een kort overzicht van de ‘beschouwing fiscale regelgeving en standpunt Belastingdienst’.

Een tablet met een afmeting van groter dan 7 inch wordt gelijkgesteld aan een computer. Hierdoor is vrije verstrekking door de werkgever alleen mogelijk wanneer 90% of meer van het gebruik zakelijk is. Dit moet kunnen worden onderbouwd.

Een tablet van maximaal 7 inch groot wordt gezien als een communicatiemiddel (dus niet als computer), waardoor vrije verstrekking door de werkgever mogelijk is wanneer meer dan 10% van het gebruik zakelijk is.

Besluit Weekers
Er is sprake van een communicatiemiddel als het apparaat voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Het gaat om een apparaat met de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon;
• Het is een toestel waarbij de communicatie een centrale rol speelt;
• Het beeldscherm heeft een diagonaal van niet meer dan 7 inch (dat is 17,78 cm).

Heeft u dus geen zin om fiscaal te worden aangeslagen voor verstrekte tablets, dan moet u de kleinere tabletversie kopen.

Mini iPad
Zogenoemde Pocket-PC’s, mini-notebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Ook de mini iPad met een scherm van 7,9 inch voldoet hiermee niet aan de eisen voor de soepelere fiscale regels voor telefoons.

Een recente uitspraak van de Rechtbank Haarlem heeft dit alles bekrachtigd en leverde een (grote) werkgever een naheffing voor de loonbelasting op van € 324.000.

Wilt u toch aannemelijk maken dat uw 10-inch tablets voor meer dan 90% zakelijk worden gebruikt, dan helpt het wanneer u allerlei functies heeft aangebracht die privégebruik bemoeilijken, bijvoorbeeld het blokkeren van privé-apps.

Gevolgen loonadministratie
Als de verstrekte tablet:

• Niet als communicatiemiddel wordt beschouwd EN
• Niet  > 90% zakelijk wordt gebruikt

Onder de oude regels:
Dan wordt de tablet beschouwd als ‘loon in natura’, en dus belast.

Als u gebruik maakt van de Werkkostenregeling (WKR):
Dan komt de tablet ten laste van de vrije ruimte voor de werkkostenregeling.