Gebruikt uw werknemer de bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk, dan kunt u namens hem een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen bij de Belastingdienst. U hoeft dan bij het loon van uw werknemer geen rekening te houden met een bijtelling privégebruik auto. Ook hoeft uw werknemer geen rittenadministratie bij te houden. Maar let op: er mag nul kilometer privé worden gereden!
De Belastingdienst geeft de verklaring af met een ingangsdatum. Vanaf deze datum mag uw werknemer de bestelauto niet meer privé gebruiken. Als de Belastingdienst de bestelauto bij een controle op een ongebruikelijk tijdstip of op een bijzondere locatie aantreft, dan zullen uw werknemer en u het zakelijke karakter van de rit moeten kunnen aantonen. Lukt dit niet dan riskeert u naheffingen en boetes. Bewaar dus bewijsstukken waarmee u kunt aantonen dat ritten, ook op ongebruikelijke tijdstippen, voor het bedrijf zijn gereden. De verklaring heeft geen terugwerkende kracht. Dient u de verklaring namens uw werknemer pas in de loop van het jaar in, terwijl uw werknemer al in de bestelauto rijdt, dan moet deze laatste kunnen bewijzen dat hij tot de ingangsdatum van de verklaring niet meer dan 500 kilometer privé met de bestelauto heeft gereden.
Let op! Houd ook rekening met de meldingsplicht aan de fiscus wanneer uw werknemer een andere bestelauto gaat rijden of toch besluit om de bestelauto privé te gaan gebruiken.
